Seit November 2020 ist die elektronische Rechnung für Lieferungen und Leistungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland Pflicht. Was viele nicht wissen: diese Pflicht betrifft nicht nur Großkonzerne, die Bundesbehörden beliefern — sie gilt für jeden Betrieb, der eine Rechnung an eine Bundes-, Landes- oder Kommunalbehörde stellt, unabhängig von der Unternehmensgröße.
Und ab 2025 geht es weiter: Die E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich — also zwischen Unternehmen — kommt stufenweise. Was jetzt schon gilt, was noch kommt, und was das konkret für Dolibarr-Nutzer bedeutet, erklären wir in diesem Beitrag.
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Hier liegt das erste Missverständnis: Eine E-Rechnung ist kein PDF. Ein PDF ist eine digitale Darstellung einer Papierrechnung — es kann von Menschen gelesen werden, aber nicht automatisch von Buchhaltungssystemen verarbeitet werden. Das ist der entscheidende Unterschied.
Eine echte E-Rechnung im Sinne der deutschen und europäischen Gesetzgebung ist ein strukturiertes Datenformat, das von Systemen automatisch gelesen, verarbeitet und gebucht werden kann. Die zwei relevanten Formate in Deutschland sind:
XRechnung ist der deutsche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Es basiert auf dem europäischen Standard EN 16931 und liegt als reine XML-Datei vor — kein visuelles Layout, nur strukturierte Daten. Für den Menschen nicht direkt lesbar, für Systeme ideal.
ZUGFeRD / Factur-X ist der hybride Ansatz: eine PDF/A-Datei mit eingebettetem XML. Der Mensch sieht ein normales Rechnungs-PDF, das System kann das eingebettete XML automatisch verarbeiten. ZUGFeRD ist flexibler und auch im B2B-Bereich weit verbreitet.
Was gilt ab wann?
Die Zeitlinie ist inzwischen gesetzlich festgelegt:
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das ist keine Kann-Regelung — wer eine E-Rechnung erhält, muss sie verarbeiten können.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen auch ausstellen — für alle B2B-Umsätze im Inland.
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) gilt die Pflicht, wie erwähnt, bereits seit November 2020 auf Bundesebene, und je nach Bundesland seit 2020–2022 auch auf Landes- und Kommunalebene.
Was bedeutet das für die Buchhaltung?
Eine eingehende XRechnung ist eine XML-Datei. Wer sie ausdruckt und abheftet, verstößt gegen die GoBD — die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern. Die GoBD verlangen, dass elektronisch empfangene Dokumente elektronisch und unveränderlich archiviert werden. Der Ausdruck auf Papier ist keine zulässige Archivierungsform.
Das bedeutet konkret: Wer ab 2025 E-Rechnungen empfängt, braucht ein System das
erstens die Rechnungsdaten automatisch auslesen kann, zweitens das Original elektronisch und unveränderlich archiviert (GoBD-konform), drittens die Daten an die Buchhaltung übergeben kann, und viertens eine prüfbare Protokollierung des gesamten Vorgangs führt.
Ein einfaches E-Mail-Postfach mit PDF-Anhängen reicht dafür nicht mehr.
Was leistet das B&R E-Rechnungsmodul?
Das E-Rechnung-Modul (v1.0.0) erweitert Dolibarr um die vollständige Unterstützung beider Formate:
Für den Export — also ausgehende Rechnungen — generiert das Modul direkt aus Dolibarr-Ausgangsrechnungen valide XRechnung-Dateien (UBL 2.1) und ZUGFeRD-PDFs. Vor der Ausgabe wird jede Rechnung automatisch gegen den offiziellen KoSIT-Validator geprüft — dem Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards, der auch von öffentlichen Auftraggebern genutzt wird. Fehlerhafte Rechnungen werden vor der Auslieferung abgefangen.
Für den Import — eingehende Rechnungen von Lieferanten — liest das Modul XRechnung-Dateien und ZUGFeRD-PDFs aus und überträgt die strukturierten Daten in Dolibarr-Eingangsrechnungen. Manuelle Abtippen entfällt.
Was noch fehlt — und was als nächstes kommt
Eine wichtige Funktion ist aktuell noch in Entwicklung: die direkte Verknüpfung mit dem DMS-Modul. Nach GoBD müssen eingehende E-Rechnungen vor der Verarbeitung archiviert werden — in der Reihenfolge: Empfang → unveränderliche Archivierung → Weiterverarbeitung. Das bedeutet, eine XRechnung soll zuerst im DMS-Modul landen und dort einen unveränderlichen, hash-gesicherten Archiveintrag erzeugen, bevor sie an das E-Rechnungsmodul zur Verarbeitung übergeben wird.
Wie dieser Workflow konkret aussieht, und warum die Reihenfolge rechtlich relevant ist, erklären wir im nächsten Beitrag.
Für wen ist das Modul gedacht?
Das E-Rechnungsmodul ist für jeden Dolibarr-Nutzer relevant, der Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellt — das ist heute schon Pflicht. Und ab 2027 bzw. 2028 für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
Wer jetzt damit anfängt, hat einen Vorsprung: Die Prozesse sind eingerichtet, die Mitarbeiter sind vertraut mit dem System, und es gibt keinen Zeitdruck kurz vor dem gesetzlichen Stichtag.
Das Modul ist direkt über stamm-ug.de/software erhältlich. Fragen und Demo-Anfragen über unser Support-System.
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